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A tela Chat reúne as conversas com os clientes. À esquerda fica a lista de atendimentos; à direita, a conversa selecionada, com as ações do atendimento no topo e a caixa de mensagem embaixo.
Tela Chat com os filtros no topo, a lista de atendimentos à esquerda e uma conversa aberta à direita, com notas internas, mensagens e a caixa de mensagem

Encontrar atendimentos

  • Abertos e Encerrados: alternam entre as conversas em andamento e as finalizadas. O número ao lado mostra quantas há em cada uma.
  • Buscar: localiza atendimentos por nome, número, protocolo ou trecho de mensagem.
  • Conexões, Filas e Usuários: filtram os atendimentos.
  • Meus: alterna entre os seus atendimentos e os de todos.
  • Salvar guarda os filtros, e Limpar filtros remove todos.
  • Os dois botões no canto superior esquerdo alternam entre a visualização em lista e em quadro (Kanban). No quadro, os atendimentos ficam em colunas: Bot, Em espera, Em atendimento e Encerrado.
Na lista, as abas Atendendo, Em espera e Bot separam os atendimentos pela situação. Cada card mostra o contato, a conexão, o atendente responsável, a data da última mensagem e há quanto tempo o atendimento está aberto. No topo da conversa aparecem o nome do contato, o número do ticket, o protocolo e o atendente responsável.

Ficar disponível ou em pausa

No topo do sistema, a chave de status mostra se você está recebendo atendimentos:
  • Disponível  Disponível: você recebe novos atendimentos normalmente.

  • Em pausa 00:11  Em pausa: você deixa de receber novos atendimentos. O contador mostra há quanto tempo a pausa começou.
Se você ficar um tempo sem mexer no sistema, o status muda sozinho para Ausente, e você deixa de receber novos atendimentos até voltar a interagir. O tempo é definido em Configurações, na aba Atendimento. Clique na chave para alternar entre os dois. O tempo em pausa aparece no relatório de Produtividade. Ao lado da pausa fica a chave Plantão, usada pelos atendentes escalados em um turno de plantão:
  • Plantão  Plantão desligado: você recebe só os atendimentos das suas filas de sempre.

  • Plantão  Plantão ligado: você também recebe os atendimentos das filas do plantão.

Inicie um atendimento

Você pode iniciar uma nova conversa com um contato salvo, ou salvar um contato ao criar uma novo atendimento com um número ainda não salvo.
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Iniciar conversa

Clique no botão .
2

Preencha os dados

Após a etapa anterior vai abrir uma caixa onde você irá adicionar alguns dados.
Janela Iniciar Chat com os campos de pesquisa de contato, Canal de conexão e Fila, e os botões Cancelar e Salvar

  1. No primeiro campo você pode selecionar um contato salvo ou inserir um número ainda não salvo (Ao inserir um número não salvo o sistema oferecerá a opção de salvar este contato);
  2. No segundo campo você deve selecionar qual conexão (número cadastrado) será utilizado para iniciar esta conversa.
  3. No terceiro campo você selecionará em qual fila este ticket de atendimento será aberto.
  4. Após preencher os três campos basta clicar no botão salvar para iniciar a conversa.

Assumir um atendimento

Você pode assumir uma conversa que está em espera ou no bot.
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Verificando se há atendimentos pendentes

Quando houver atendimentos pendentes, a quantidade de clientes aguardando aparecerá ao lado do nome da sessão Em espera (1) .
2

Assumir o atendimento selecionado

Além da sessão Atendendo temos a seção Em espera e Bot. Caso queira assumir um atendimento destas categorias você pode faze-lo clicando no botão .
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Prévia da conversa antes de assumir o atendimento

Ao clicar no card do atendimento pendente é possível visualizar uma prévia do que foi dito pelo cliente ou pelo bot.
Seção Em espera com o card de um atendimento pendente, mostrando contato, conexão, tempo de espera e o botão Assumir atendimento

Este é o card onde se deve clicar

Ações disponíveis no atendimento

Depois de abrir um atendimento, use os controles correspondentes na barra de ações. Os botões abaixo são exemplos visuais:
  •   Retornar atendimento à fila.
    Devolve o atendimento para que possa ser assumido novamente.

  •   Finalizar atendimento.
    Encerra o atendimento. Se a avaliação estiver ativada em Configurações, o cliente recebe a pesquisa de satisfação. A seta ao lado do botão oferece Encerrar em silêncio, que encerra sem enviar mensagens ao cliente.

  •   Enviar protocolo.
    Envia o protocolo do atendimento.

  •   Transferir atendimento.
    Encaminha a conversa para outro usuário.

  •   Excluir atendimento.
    Remove o atendimento.

Caixa de mensagem

Na parte inferior da conversa ficam os botões da caixa de mensagem:
  •   Emoji.
    Abre o seletor de emojis para inserir um emoji na mensagem.

  •   Anexar arquivo.
    Envia um arquivo. Veja Enviar um anexo.

  •   Assinatura.
    Liga ou desliga a assinatura: com ela ativa, seu nome aparece no início das mensagens que você envia.

  •   Nota interna.
    Registra uma mensagem visível só para a equipe. Veja Adicionar uma nota interna.

  •   Enviar depois.
    Agenda a mensagem digitada (só em conexões WABA e Facebook Messenger). Veja Enviar uma mensagem depois.

Enviar um anexo

  1. Na caixa de conversa, clique no botão com o ícone de clipe de papel .
  2. Selecione o arquivo que deseja enviar.
Os tipos e tamanhos de arquivo aceitos seguem os limites do WhatsApp.

Adicionar uma observação ao contato

Use uma observação para registrar informações sobre o cliente ou o contexto da conversa no histórico do atendimento.
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Abra o atendimento

Na página Chat, selecione a conversa desejada.
2

Acesse o menu de detalhes

Localize o menu de detalhes do atendimento .
3

Selecione a opção.

Localize e selecione a opção Adicionar observação no campo Observações do contato dentro do menu de detalhes .
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Escreva e salve a observação

Registre a informação relevante e salve para adicioná-la ao histórico do contato.
A observação fica visível apenas para os atendentes e demais usuários do Whatix.

Adicionar uma nota interna

As notas internas permitem compartilhar informações com outros usuários do Whatix sem exibi-las ao cliente.
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Abra o atendimento

Na página Chat, selecione a conversa desejada.
2

Selecione Nota interna

Na caixa de mensagem, clique no ícone de nota interna .
3

Escreva e salve a nota

Digite a mensagem para a equipe e salve para registrá-la na conversa daquele ticket.
A nota interna fica visível apenas para os atendentes e demais usuários do Whatix.

Enviar uma mensagem depois

O Enviar depois só funciona em conversas por conexões WhatsApp Business API (WABA) e Facebook Messenger.
Escreva a mensagem e clique em , ao lado da caixa de mensagem.
Janela Enviar depois com os atalhos Em 1h, Em 3h, Amanhã 9:00 e Segunda 9:00, os campos de data e hora e a mensagem
Escolha um atalho, como Em 1h ou Amanhã 9:00, ou defina a data e a hora. Confira a mensagem e clique em Agendar. Os envios programados podem ser acompanhados na tela Agendamento.

Enviar um template do WhatsApp

Os templates só podem ser enviados em conversas por conexões WhatsApp Business API (WABA).
Na conversa, use o botão Template na barra de composição da mensagem. Selecione um template aprovado, preencha os valores das variáveis, confira a prévia e envie.